服装跟单员的工作界定

    服装跟单员可以分为两种，一种是业务跟单：严格说应该叫“业务跟进”，就是对准客户（即对本公司服务或产品有购买或享用意向的人群）进行跟进，以缔结业务合同为目标的一系列活动。对外是业务员或业务员的助理。    另一种是生产跟单：对已接的客户订单进行成品出货送达客户前的生产进度、货运报关跟进，以确保如期出货搭上运输器为目标。对内是业务经理、生产主管或总经理的特别助理。无论是工厂企业里的跟单员，还是贸易公司里的跟单员，其基本职责也都是由这“业务跟单”和“生产跟单”两大部分构成。对于贸易公司里的跟单员，无非是对工厂运作的介入少一些。    跟单员是一个企业与市场的接口——是企业与市场、业务员以及客户之间联系的纽带和桥梁，是一个企业的窗口和门户。    跟单员的工作定位    公司有大小，分工有不同。大公司分工细，员工涉及的面往往很窄。小公司“麻雀虽小，五脏俱全”，相关人员却能独挡一面！跟单员也不例外：    在小公司，跟单员=内勤业务员（或叫业务主管）+生产计划员（或叫计划主管）+物控员（或叫物控主管）+采购员（或叫采购主管），可谓是：一人之下，万人之上，集“大权”于一身。    在大公司：跟单员=内勤业务员，或跟单员=业务部助理。代表业务部向生产计划及制造部门要货、催货、跟踪出货。或：跟单员=总经理特别助理，又或：跟单员=总经理室特别助理。代表总经理或老板向生产计划及制造部门要货、催货、跟踪出货。    一个企业之存在，一个企业之生存与发展，都是以订单为主线条的，作为订单的跟进者，跟单员的工作跨越了一个企业运作体系的每一个环节。    随着商品市场的多样化、小批量化以及节奏的加快，跟单员工作质量的好坏直接影响公司的服务品质和企业形象。跟单员工作是一项非常“综合性”和“边缘性”的学科：对外要有业务员的素质，对内要有生产管理的能力。    作为一个企业的接单、跟单、出货的窗口，跟单员不了解工厂生产环节的运作情况，那是难以想象的。从订单的生产安排来说，执行者是生产部门，跟单员对客户负责而追求的交期达成率就几乎“掌握在”生产部门的手里了。于是，沟通、跟催等能力就特别致使。这是跟单员工作的挑战性所在。有些时候，跟单员是业务经理的助理；有些时候，跟单员是业务部门所有业务人员的助理；有些时候，跟单员是老板的助理；更多时候，跟单员是客户的助理。    跟单员工作的管理性：有句话说，如果要想学管理，最好的方法就是从跟单员开始。毫不夸张的讲：“在一个工厂里，相对而言，除跟单员外，几乎所有的工作都是执行性质的，惟跟单员工作是计划性、管理性的。一个工厂所有的工作都是以客户和订单为中心去展开，作为站在‘订单的高度上’去工作的跟单员，当然就没有谁比他更抽象、更有管理性了！！”    跟单员这个岗位是对传统组织架构的一种超越：它可能挂在业务部，也可能挂在总经理室或厂长室，但它的工作却是跨部门的，它似乎要去“指挥”很多部门。于是它不只是对传统组织形式的一种超越，同时更是对传统“官本位”组织作风的一种超越。可以不必夸张的说：自从有了跟单员这个岗位，中国企业的管理似乎也上了一个新的台阶。
我们所得出的结论是：跟单员工作是一项很锻炼人的工作。我们可以这样对世人讲：“要做老板，先做业务员；要做总经理，先做跟单员。”如果要学管理，最好的方法就是从跟单员开始。    企业千变万化，企业管理博大精深，可是，具体工作中的道理，却是一样的！    跟单员之工作如以订单为线索的话，主要工作包括接到客户订单后，与客户商讨开出《形式发票》资料，订单确认后根据客户订货要求或来样制作《生产通知单》、《材料耗用表》等分发给相关部门，结合仓库存量协助采购订购物料，生产中跟踪是否按客户要求生产，产品生产将要结束时同船务公司或货贷外贸公司联系出货事宜，工厂出货。    接单：客户落单方式主要有电话（口头）、传真、E-mail三种方式。有的公司要求必须有客户公司盖章、负责人签名的传真件，出货前必须收到原件或船头版。    一旦收到客户的订单，首先应审单。确认产品名称规格、数量、单价、金额、交货期、交货方式、单价条款、付款方式、包装要求。    产品名称规格、数量的审查：客户传真到厂的订单很多时候是英文的或只有一些产品代码，这时要对应客户相关资料册，查出产品的中文名称及规格。如为客户从未下过的产品，经翻译描述后确认产品名称，最好登记入对应客户资料册，以便第二次下单时有资料可查。    单价、金额的审查：客户下单时，有时会把单价标出，这时，要把工厂单价表拿出，对应单价条款，查看客户单价打印是否有误，同时复核金额有没有错；如客户下单时未标出单价，就应该拿出工厂单价表，查出对应单价，计算出金额。如果是新客户下单，应查以前给此客户的报价。    交货期的审查：客户下单一般有规格，有具体交货期的要求，但是有时也未规定并货期的时候。无论客户是否有规定交货期，均应根据订单数量的多少，材料采购进仓的状况，现有生产部的生产排程，再结合客户的交货期要求，报一个实际的工厂交货期给客户。对于急单，能插单则插单，不能插单者，与客户解释协商确定交货期。    付款方式的审查：审查的内容主要为看客户的付款方式是否为本厂可以接受的方式。因为工厂上层领导很多时候都规定有些付款方式不接受。所以，每接到工厂不能接受的付款方式，应电话或传真告知客户这一付款方式是工厂不能接受的，请修改为工厂可以接受的其它付款方式。对工厂来说，最有利的方式就是信用证。    单价条款的审查：主要审查订单的单价是否为对应单价条款。因为工厂的单价表中可能有CNF价、FOB价、CM工厂交货价。不同的单价条款对应不同的单价。千万不能混用，比如把工厂价当做CNF价或其它价来用。    包装要求的审查：审查客户的包装要求工厂是否能够满足，客户提供的包装资料是否齐全，有无明显错误。客户的包装资料一般包括内包装、外包装、标签、包装说明书。内包装主要有白盒包装、彩盒包装、吸塑包装、折装等；外包装主要是印刷唛头；标签主要是看客户规定哪些地方需贴标签，印刷要求是什么。最麻烦的是内包装的彩盒包装和吸塑包装。当然，如果彩盒客户提供菲林，工厂只负责印刷，那还比较简单一点，但也要审查菲林尺寸，做出彩盒能否装下产品。很多时候，客户对产品的了解不够工厂那么清楚，会弄错尺寸，该修改的要修改。吸塑包装主要存在一个开吸塑模的问题。|||