职位解析之服装跟单

服装公司所谓“跟单员”是指在企业运作过程中，以客户订单为依据，跟踪产品(或服务)运作流向的专职人员，是企业内各部门之间及企业与客户之间相互联系的中心枢纽。

广义跟单员：厂长、总经理，以及所有围绕着订单去工作、对出货交期负责的人，都是跟单员。

业务跟单：严格来说应该叫“业务跟进”，就是对准客户(即对本公司服务或产品有购买或享用意向的人群)进行跟进，以缔结业务合同为目标的一系列活动。

生产跟单：对已接的客户订单进行成品出货送达客户前的生产进度、货运报关跟进，以确保如期出货搭上运输器为目标。

跟单员工作的重要性主要表现在：

1.跟单员需要面对客户、面对订单开展工作。

2.跟单员是企业与市场、业务员与客户之间联系的纽带。

3.随着商品市场的多样化、小批量化译介节奏的加快，其工作质量的好坏直接影响公司的服务品质和企业形象。

4.跟单员工作是一项非常“综合性”和“边缘性”的工作：对外要有业务员的素质，对内要有生产管理的能力。

在小公司：跟单员就是内勤业务员(或叫业务主管)、生产计划员(或计划主管)、物控员(物控主管)、采购员(或采购主管)。

跟单员的特性：动态性、核心性、抽象性、积累性、综合性、跨越性。跟单员心中不妨把别人看成是自己的部下，你不做我做，结果导向对最终结果负责，以整件事的成败论英雄，对别人的不配合负责，没有理由可讲。

成功的跟单员应可扮演及具备以下角色或能力：1.谈判者;2.与工程人员共事的能力;3.绝佳人际关系处理能力;

客户落单方式主要有电话(口头)、传真、E-mail三种方式。确认产品名称规格、数量、单价、金额、交期、交货方式、单价条款、付款方式、包装要求。

客户的包装资料一般包括内包装、外包装、标签、说明书。

付款方式有T/T(电汇)、L/C(信用证)、D/P(付款交单)、D/A(承兑交单)。

工厂《装箱单》的制作：制作《装箱单》首先应明确此次出货产品的品名规格、数量、箱数、净重、毛重、包装尺寸、体积、箱号、麦头。

货柜规格的选择：现普遍使用的有6米柜、12米柜，还有加高12米柜。最好的方法就是根据货柜的内尺寸，结合纸箱的尺寸，构想货柜里的不同摆放方式，看一个货柜到底能装多少箱的货物。

审单需做以下几点：品名规格、单价金额、数量、交期、付款方式、包装方式、出货方式。

出货单由行销部开立，有会计联、营销联、资材联、保安联。

货出工厂后，有部分不良产品，客户投诉，退回的产品，需写《退货单》给仓库作收货的凭证。再写《客户抱怨处理单》给质保部讨论，是何种原因，如何避免此类现象的发生作出总结。

评审内容：1.技术开发部评审产品的技术性能安全及工艺、包装要求，明确是否需要进行产品开发，增设相应的模、夹、量具及设备，并制定出相应的《产品物料清单》与产品工艺要求应按评审规定的时间下发到相关部门。2.品管部评审产品所需的检测能力、品质控制能力，是否需要编制《质量计划》，如需编制《质量计划》应在评审时确定《质量计划》发放到相应部门。3.采购部评审订货产品的所需的原材料、外购件、外协件的采购能力。4.制造部评审产品的交货期、交货数量及生产能力

制造企业五大职能要素：销售管理;生产管理;财务管理;人事管理;物料管理。

制造企业生产的两种类型：需求计划型;订单生产型。

生产能力(简称产能)是指生产设备在一定的时间内所能生产的产品数量，产能统称以标准直接工时为单位。

制定生产计划应遵循的原则及要考虑的因素：交货期先后原则;客户分类原则;产能平衡原则;工艺流程原则;工作部门因素;时间因素。

常见的规定采购要求的文件：采购合同;图样;标准;样板;技术协定书。 采购主管的三把火：抓采购进度跟踪表;抓供应商资料表;抓物料库存金额检讨表。

收料流程：货物验收，应做到进出验收，品质第一。货物的验收工作，是做好仓库管理的基础。一般来说，仓库货物的验收主要包括四个方面：品名、规格;数量;品质;凭据。

产品交货条件一般有：FOB船上交货(指定起运地点)、FOR铁路交货(指定起运地点)、FOT货车交货(指定起运地点)、自提(供方厂区交货)，供方承担的奉贤和费用到指定的交货点为止。

生产部管理基本目标：工时降低;损耗降低;辅料降低。

制定工时标准的方法：用马表(秒表)测量中等程度作业人员在各环节工作中的时间耗用量并记录下来汇总合计即得;用现有平均生产水平为标准推算;通过分组比赛评奖去获得较高的生产率水平然后再来推算出工时标准。

推行5S运动(整理、整顿、清扫、清洁、素养)，因为它是养成(好习惯)，屏弃(草率)，建立(讲究)的基础工程，也是做好品管工作，提高工作效率，降低生产成本的先决条件。工作有条不紊、一丝不苟、管理落实到位才是5S的精义。

在工厂里，检验制度通常包括：进料检验IQC;制程检验IPQC;最终检验FQC;出货检验OQC;品质稽核QA。

ISO9000的原意是“质量保证体系”——也就是提供了一种企业用以保证其产品或服务质量的管理的要点、原则、规范等，它要求一个企业必须有哪些制度、哪些记录、哪些工作指南等等最后去“保证质量”。而实际上，由于企业管理是一个完整、联系的整体，于是从质量保证这一条主线上所展开的管理体系，却恰恰对整个企业的管理起到非同寻常的作用。ISO9000=“质量保证体系”+科学的管理体系+科学管理指南

成品入库单既是成品库存管理之入库凭据(成品一旦入库，成品仓权责人员即有责任对其未来去向要有交代)，同时也作为制造(组装)计件工资计算之依据，有成品仓敢认帐收到成品，可保产品正确无误。

成品出货单是成品仓权责人员对其入库成品之去向的交代，为确保去向之合理明确，成品出货单之客户代码/名称不得为空，否则系统将不予确认和接受;成品出货单是客户方面应收款之依据，因此，客户代码/名称只能从系统中选择而不能由作业人员临时输入，因为货款是否可以收回，不是仓管员的权责范围，故客户之登录(以供此处选择)须经总经理签核。

合同中的商品检验条款1.以离岸品质、数量为准。这种规定方法的基本涵义是货物在出口方装运前进行检验，取得的检验证书作为最后依据，货物到达进口国后的检验不能作为提出异议的依据。2.以到岸品质、数量为准。这种规定方法的基本涵义是货物到达进口国卸船后的检验证书作为最后的机遇，装运前的证书不具效力。3.以装运地的商品检验证书作为议付依据，货到目的地后，买方有复验权。这种规定方法的基本涵义是同时承认进出口双方的检验证书的效力，因此比较公平。

提单是海上货物运输合同的证明。1.提单是承运人或其代理人收到货物的收据。2.提单是承运人凭以交付货物的具有物权特性的凭证

贸易合同的形式，可采用正式的合同、确认书，也可采用协议、备忘录等各种形式。确认书的内容比合同简单一些，一般只包括主要的交易条件。其中，由卖方出具的确认书称为“销售确认书”; 由买方出具的确认书称为“购货确认书”。

信用证业务的特点，信用证是目前使用最为广泛的支付方式，它有三个特点：银行信用;信用证是一种自足的文件;信用证业务是“单据买卖”。

管理是指利用拥有的资源，建立过程控制，完成增加价值的转换(或称产生新的价值)过程。资源包括人员、资金、设备、技术、方法、情报及时间。

效率——管理的极其重要的组成部分，它是指输入与输出的关系。对于给定的输入，如果你能获得更多的输出，你就提高了效率。管理就是要使资源成本最小化。效果——当管理者实现了组织的目标，我们就说他们是效果的。因此，效率涉及是活动方式，而效果涉及的是活动的结果。

跟单工作比较繁琐，小事，杂事，难事不少，如果借助于一些跟单方面的工具，会解决不少日常重复处理的工作，从而提高跟单效率，减少出错的可能性。比如：跟单网提供的跟单系统，就是这样一个工具:跟单网,提供跟单行业的丰富资讯与企业跟单的软件系统，帮助企业解决跟单过程中的大事，杂事，琐碎事，使跟单再无难事.

跟单英文walkthrough的直译 ,意思是从业务的起始一直到业务的结束——一般都是到财务做帐结束——一整套业务流程的。跟单就是跟着这些已经发生的业务所留下的证据——各种证据、单据、报表等——对业务流程进行重复模拟。

跟单员的定义Documentary Handler 跟单员是指在企业运作过程中，以客户订单为依据，跟踪产品，跟踪服务运作流向的专职人员。(不能兼职，替代) 所有围绕着订单去工作，对出货交期负责的人，都是跟单员。

以下是服装业的跟单员：

跟单员在外期间生活、工作注意调理有序，尤其保证人身安全，另外更注重的是代表企业形象。

一、日常工作安排：

⒈ 全面准备并了解订单资料(客户制单、生产工艺、最终确认样、面/辅料样卡、确认意见或更正资料、特殊情况可携带客样)，确认所掌握的所有资料之间制作工艺细节是否统一、详尽。对指示不明确的事项详细反映给相关技术部和业务部，以便及时确认。

⒉ 务必保证本公司与外加工厂之间所有要求及资料详细并明确、一致!(最好要有文字证明)

⒊ 事先尽可能多地了解各加工厂的生产、经营状况并对工厂的优/劣势进行充分评估，做到知根知底。

⒋ 跟单员言行、态度均代表本公司,因此与各业务单位处理相应业务过程中，须把握基本原则、注意言行得体、态度不卑不亢。严禁以任何主观或客观理由对客户(或客户公司跟单员)有过激的言行。处理业务过程中不能随意越权表态,有问题及时请示公司决定。

⒌ 预先充分估量工作中问题的潜在发生性，相应加强工作力度，完善细化前期工作，减少乃至杜绝其发生的可能性。不以发现问题为目的，预先充分防范、工作中重复发掘、及时处理问题并总结经验，对以后的工作方式和细则进一步完善方为根本之道。

6. 订单跟单员与订单负责人(操作员)要保持密切的联系，出于双方的利益着想，双与对方沟通，将问题降到最低限度。

二、 生产过程中的验货工作程序：

⒈ 面/辅料到厂后，督促工厂最短时间内根据发货单详细盘点，并由工厂签收。若出现短码/少现象要亲自参与清点并确认。

⒉ 如工厂前期未打过样品，须安排其速打出投产前样确认，并将检验结果书面通知工厂负责人和工厂技术科。特殊情况下须交至公司或客户确认,整改无误后方可投产。

⒊ 校对工厂裁剪样版后方可对其进行版长确认，详细记录后的单耗确认书由工厂负责人签名确认，并通知其开裁。

⒋ 根据双方确认后的单耗要与工厂共同核对面/辅料的溢缺值，并将具体数据以书面形式通知公司。如有欠料，须及时落实补料事宜并告知加工厂。如有溢余则要告知工厂大货结束后退还我司，并督促其节约使用，杜绝浪费现象。

⒌ 投产初期必须每个车间、每道工序高标准地进行半成品检验，如有问题要及时反映工厂负责人和相应管理人员，并监督、协助工厂落实整改。

⒍ 每个车间下机首件成品后，要对其尺寸、做工、款式、工艺进行全面细致地检验。出具检验报告书(大货生产初期/中期/末期)及整改意见，经加工厂负责人签字确认后留工厂一份，自留一份并传真公司。

⒎每天要记录、总结工作，制定明日工作方案。根据大货交期事先列出生产计划表，每日详实记录工厂裁剪进度、投产进度、产成品情况、投产机台数量,并按生产计划表落实进度并督促工厂。生产进度要随时汇报公司。

⒏ 针对客户跟单员或公司巡检到工厂所提出的制作、质量要求，要监督、协助加工厂落实到位，并及时汇报公司落实情况。

⒐ 成品进入后整理车间,需随时检查实际操作工人的整烫、包装等质量，并不定期抽验包装好的成品，要做到有问题早发现、早处理。尽最大努力保证大货质量和交期。

⒑ 大货包装完毕后，要将裁剪明细与装箱单进行核对，检查每色、每号是否相符。如有问题必须查明原因并及时相应解决。

⒒ 加工结束后，详细清理并收回所有剩余面料、辅料。

⒓ 对生产过程中各环节(包括本公司相应部门和各业务单位)的协同配合力度、出现的问题、对问题的反应处理能力以及整个定单操作情况进行总结,以书面形式报告公司主管领导。

13.在检查过程中一定要公平，客观。不能收到厂家的一点点好处，而忘了自己的职责.

1)要有较好的外语基础，掌握一定的专业外语，同时至少对(面料/服装)生产流程有基本上的了解：接单--备料--开裁--扫粉(如有车花或钉珠)/排花(如是喱士排花款)--车缝--手工--后整--查货--包装等等。

2)接单：清楚明白不同客户对样办款式及风格上的需求，在跟客户接单时，能及时发现一些生产上可能出现的问题，诱导客户接受既具他的产品独特风格而又适于大货生产的产品(注意：“是否适合于生产大货”这一点是做样办时特别重要考虑到的!!!因为，如果难度太大而不是普遍工厂能到好，那么无疑就是大大提高了生产成本……)，把客户各项要求清楚地标明在办单上。

3)布产：A.让纸样师傅做图稿的同时安排备料，认真做到跟进每工序的进度并记录生产过程中碰到的每个问题、需注意的事项、每种物料的用量及各工序生产工时以作成本核算的基本资料。

4)看办：样办完成后，可请本厂设计师一起看办(这个对于初入门的跟单员相当重要，可以从中学到一些技术上的东西)，看看这办是否已做到如你从客户那了解到的他所要的样办。

5)成本资料：样办寄给客户后就得做成本资料存档及给客户报价，这一项需要特别谨慎认真。大家都知道，如果成本出了点错或是报价出错，会对以后这个款的大货带来很大损失……

跟大货生产要求：

1)有较好的外语基础，掌握一定的专业外语，同时至少对服装生产流程有基本上的了解：接单--备料--开裁--扫粉(如有车花或钉珠)/排花(如是喱士排花款)--车缝--手工--后整--查货--包装

2)接单：特别注意与跟办同事衔接好相应款式在做办时存档的资料----这部分工作得特别细心，如：做办时是这样做，而客户已要求大货更改另外的做法。

3)布产：将生产单及各工序在做办时遇到的问题、修改方法以及人客意见的资料分发给各相应工序。

4)跟进生产：多到车间走走，向各工序的管理人员了解各款大货在生产过种中所碰到的问题，如有必要，需向客户反映问题及建议或征求意见……

5)货期及质量：跟进货期的同时要让QC控制好质量……

6)出货箱单资料：需预先提供出箱装单资料给船务部用于做报关资料……

7)包装出货：一般情况下，不同客户有不同的唛头、唛头位置车法、包装资料。按客户要求做就可以了啦……

1、头办：设计图纸发外厂做头版，头版批核尺寸和板型(和设计师一起)，若不确认，必须继续做复版。

2、确认生产款：做面辅料订购预算单交采购部订购。

3、发面辅料：开单发面辅料(CMT单不用发面料)

4、做产前版：用大货面辅料(如没有物料可暂代，但需标示清楚)做正确产前办，追办并批复(包括工艺、尺寸、辅料、款式等，总之是大货前样)。

5、生产进度和质量跟进，确保货期和质量：开裁、裁数、初期查验、中期查验、尾期查验、交货、退主辅料清算。中间要解决各种生产中问题，对每款易出问题部分要时时提点检查。如裁数多了或少了，物料补订和补发，对FOB单数量的正常接受范围外的：要不要多的数量、接不接受少了数量，三期的质量问题如何解决如何监督，货期晚了如何解决等等。

跟单除了专业技术之外，还有的就是要注意和工厂的关系处理，这是一个很重要的关键

跟单的步骤包括：产前样的确认，船样的确认，生产中工厂和公司之间的衔接沟通，原料的质量鉴定，生产技术，产品包装方式，交期的跟催和跟进，等等，总之包括生产的全过程。

还有的一种跟单是业务跟单，多为外贸公司，对技术的知识要求不是太高，主要是负责生产工厂和客人的联系，并安排出货方式和船期，付款等 。当然对于面料(服装)的质量也相当重要。

跟内单的大致流程如下：从客户下单到签定完合同，根据排料室提供的排版图进行前期的面料准备工作，同时可着手下投产资料单给各个部门(包括计划办、品质部、技术部、采购部)。面料到厂后可根据工厂的实际情况到车间跟踪一下生产进度，以便更好的与客人沟通，并及时让客人了解工厂的大货操作情况，以备在出现特殊情况下(如交期不及时、不能按时交货等)让客人在第一时间得到消息，避免出现客人提前订好船期或空运，因退仓不及时而给工厂造成不必要的损失。

跟单注意事项:

1：物料是否正确。

2：尺寸是否“准确”。

3：款式是否错误。

4：做工是否细致。

5：成品颜色是否“正确”。

6：有无漏定物料。

7：物料是否能按预定时间到加工厂。

8：时间上是否有问题。

员工的一切行为代表着整个公司的企业形象，不论从个人言行或者处事上，注重个人以及公司形象很重要。对公司要忠实，不能为了个人利益而出卖了公司。跟单员在外期间生活、工作注意调理有序，尤其保证人身安全，另外更注重的是代表企业形象。